E-Mail-Junkie oder der ganz alltägliche Wahnsinn

Wie viele E-Mails erhalten Sie pro Tag? 50, 100, 200 oder gar noch mehr? Landauf, landab stöhnen Verkäufer und Führungskräfte (und nicht nur die) über E-Mail-Flut und Arbeitsbelastung. Ablenkung wird zum Dauerzustand und nicht selten bestimmt der E-Mail-Eingang die nächste Aufgabe oder gar eine anstehende Entscheidung. Zählen Sie auch zu den E-Mail-Junkies?

Schätzungen zufolge werden weltweit täglich (!) 200 Milliarden E-Mails versendet. Vieles davon ist Spam, doch auch in deutschen Unternehmen zählen E-Mails neben Meetings zu den Zeitfressern schlechthin. Wenn Sie Ihre Zeit smarter verwenden möchten, sollten Sie auf folgendes achten:

1.) Feste Zeiten
Setzen Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie E-Mails abrufen und bearbeiten. Je nach Funktion und Unternehmen kann das unterschiedlich häufig sein.

2.) Strukturierte Ordner
Legen Sie sich in Ihrem Email-Eingang sinnvolle Ordner an, in die Sie Ihre E-Mails verschieben, wenn Sie sie nicht sofort bearbeiten können.

3.) Kleiner Kreis
Begrenzen Sie die Anzahl der Empfänger auf die absolut notwendigen Personen. Überlegen Sie bei jedem Versand, welche Empfänger wirklich notwendig sind. Vieles lässt sich im persönlichen Gespräch schneller klären.

4.) Betreffzeile nutzen
Für kurze Antworten reicht es, wenn Sie diese direkt in die Betreffzeile schreiben. Der Empfänger kann die Email lesen, ohne sie öffnen zu müssen.

5.) Regeln einführen
Jeden Tag befolgen Millionen von Verkehrsteilnehmern wichtige Regeln auf deutschen Straßen. Was im Straßenverkehr funktioniert, hat sich auch im Umgang mit E-Mails bewährt. Führen Sie in Ihrem Team Regeln zur E-Mail-Nutzung ein, die für alle gelten. 

Carolin Flores - Expertin für nachhaltigen Erfolg in Verkauf und Führung

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